Schritt 0: Die Basics / Übersicht

Die Ausgangssituation

Vor circa 2 Jahren hatte ich die Nase voll. Ich hatte die Wahl, dass ich mir entweder 6 neue Aktenordner kaufe oder ich kümmere mich darum, dass ich meine ganzen gesammelten Papierdokumente irgendwie digitalisiert bekomme. Besonders meine Hausbank hat mich die letzte Jahre mit Kontoauszügen und allen möglichen anderen Dokumenten bombardiert. In den ganzen Aktenordnern noch irgendetwas wiederzufinden, war beinahe unmöglich. Für 6 weitere Aktenordner fehlte der Platz und vor allem die Lust. Also war die Entscheidung schnell getroffen. Die Strategie musste geändert werden.

Das Ziel

Das Ziel war es auf ein papierloses privates Büro zu erschaffen:

• mit einem überschaubaren Aufwand
• mit einer hohen Datensicherheit (kein Verlust von Daten)
• mit hohem Datenschutz.
• mit hohem Komfort
• mit Linux

Der Weg

Der Weg zum papierlosen Büro ist eigentlich nicht schwer. Wichtig ist, dass man ein paar Grundlagen schafft bevor man ernsthaft loslegt. Der Basisworkflow (Scannen, Speichern, Backup) sollte sitzen, bevor man wirklich startet. Letztendlich gibt es vier Hauptschritte zum Ziel:

• Vorbereitung der Grundlagen
• Abarbeitung der bereits angehäuften Ordner
• Kontinuierliches Abarbeiten neuer Dokumente
• Immer wieder: Optimierung des Workflows und der Tools

Hat man sich durch diese Punkte durchgekämpft, wird man gleich mehrfach belohnt:

• Mehr Platz im Büro (Ich habe aktuell nur noch zwei Aktenordner, die jeweils nur zu 1/4 gefüllt sind)
• Schnelles Auffinden von Dokumenten (spätestens bei der Steuererklärung jedes Jahr...)
• Sicherheit der Dokumente
• Weniger Arbeit & Chaos
• Kein Verblassen von Kassenzetteln (Thermopapier), Fotos und anderen Dokumenten (Tinte von Tintenstrahldrucker)

Die Schritte

Das papierlose private Büro ist bei mir nun seit circa 2 Jahren Realität und ich habe es nicht bereut.secdev

Folgende Einzelschritte werde ich hier Stück für Stück beschreiben:

• Schritt 1 und Schritt 1.1 : Der Scanner
• Schritt 2: Texterkennung (OCR) von PDFs unter Linux
• Schritt 3: Dateiformat: PDF/A & Verifikation
• Schritt 4: Dokumentenverwaltung: Die Dateistruktur, Dokumentenmanagementsysteme und die Ordnerstruktur
• Schritt 5: Das Backup & Versionierung
• Schritt 6: Der Aktenvernichter & die Aufbewahrungspflicht
• Schritt 7: Papierloses Büro ohne Scanner:
• Tools - 1 -: PDF Seiten zählen
• Tools - 2 -: Die Suche mit Recoll und find
• Tools - 3 -: Leerseiten entfernen
• Tools - 4 -: Dateiname automatisch mit Datum versehen
• Tools - 5 -: Organize - Dokumente automatisch sortieren

Die einzelnen Kapitel können sich im Laufe der Zeit natürlich noch ändern. Auch werden sie nicht genau in dieser Reihenfolge erscheinen.